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Catálogo de terceros

- Menú -> Archivos -> Catálogo de terceros

Permite crear, modificar, ver un listado o eliminar los terceros que se harán participes en los movimientos contables de la empresa. El sistema no permitirá diligenciar datos iguales para un tercero.

Para crear un tercero se deben diligenciar los datos básicos de la persona o entidad que tendrá vínculos con la empresa:


- Identificación: Permite digitar el numero de nit o cédula que identificará al tercero. Si el número ya tiene registro, el sistema le informará al usuario. Si es persona jurídica se  debe seleccionar la casilla que se encuentra al lado derecho y automáticamente se activara la casilla para ingresar la razón social, se debe digitar el dígito de verificación de lo contrario aparecerá un error.
 

- Nombre: En esta casilla se debe ingresar nombre y apellidos del tercero.

- Razón social: Permite ingresar el nombre legal de la empresa.

 

Ficha generales: Permite ingresar los datos básicos del tercero.

- Nombre comercial: Ingrese el nombre comercial del tercero.

- Dirección: Ingrese la dirección que corresponde al tercero.

- Ciudad:  Ingrese la ciudad en donde se encuentra el tercero. Si la ciudad no aparece en la lista, puede crearla en la opción catálogo de ciudades.

Para crear una ciudad, presione el botón nuevo y digite los siguientes datos:

- Departamento: Ingrese el departamento donde se encuentra la ciudad. Si el departamento no aparece en la lista, puede crearlo en la opción Catálogo de departamentos.

- Código: Ingrese el código que identificará la ciudad creada.

- Nombre: Registre el nombre de la ciudad.

- Zona:  Para que el usuario tenga acceso al código de la ciudad, puede buscarlos por el catalogo de ciudades o digitar las tres primeras letras de la ciudad y presionar la letra enter, de esta manera aparecerá automáticamente. Si la zona no se encuentra registrada el usuario puede crearla a través del catalogo de zonas.

Para crear una zona presione el botón nuevo y digite los siguientes datos:

- Código: Ingrese el código que identificará la zona.

- Nombre: Digite el nombre que tendrá la zona.

- Centro de Costo: Si la empresa tiene establecidos centros de costo por medio de la lista desplegable es posible seleccionarlo.

. Sub centro de costo: Si la empresa tiene establecidos subcentros de costo,  por medio de la lista desplegable es posible seleccionarlo.

Vendedor: Por medio de la lista desplegable seleccione el vendedor, el usuario debe tener en cuenta que para que aparezcan aquí deben ser creados con anterioridad por el catálogo de terceros.

Permite asignar a la zona creada un vendedor.

 - Código: Este código se utiliza para activar a los clientes el sistema de puntos en el proceso de ventas.

- Grupo: Permite establecer un grupo para el tercero. Si no se han elaborado los grupos créelos por medio del botón  que se encuentra en la parte derecha.

Para crear un grupo presione el botón nuevo e ingrese los siguientes datos:

 

- Barrio: Ingrese el barrio al que pertenece el tercero. Si el barrio no existe, créelo por medio del catálogo de barrios.

Para crear un barrio, presione el botón nuevo y registre los siguientes datos:

 

Permite al usuario elegir una zona para el barrio.

- Representante legal: Ingrese el nombre del representante legal de la empresa.

 

Ficha Comerciales: Permite establecer algunos parámetros de venta para los  clientes.

- Descuentos comerciales: Permite fijar los descuentos que la empresa establece para los clientes. Se vera reflejada esta opción en la factura.

Cartera:

Cupo de cartera: Es el cupo que se le establece al cliente para que realice sus compras. Cuando el cupo se excede aparecerá un cuadro anunciando que no posee fondos para realizar compras.

Calificación: por medio de la lista desplegable seleccione la calificación del cliente (Bueno, Aceptable, Regular, Malo)

Financiación %: Ingrese el porcentaje de financiación que se le dará al cliente.

- Lista de precios: Se elije  por medio de la lista desplegable el precio que se creo en el catálogo de artículos y que se le asignará al tercero.

 Descuentos financieros:

- Plazos: Son los plazos que se le establecen al usuario, dependiendo del plazo que se le asigne así mismo será el descuento.

- % Descuento: Porcentaje del descuento que se le asignará al cliente dependiendo del plazo.

 Codeudores: En este espacio es posible ingresar o eliminar los codeudores que respaldan la cartera del cliente.

Para ingresar un codeudor presione el botón adicionar y registre los siguientes datos:

- Nit/C.C: Ingrese el número que identifica al codeudor.

- Nombre: Digite el nombre del codeudor.

 

Ficha fiscales: Permite ingresar la clasificación tributaria de los terceros.

Impuesto a la renta:

- Es agente retenedor (practica retención en la fuente): Seleccione esta casilla de verificación si el tercero es agente retenedor.

- Es auto retenedor: Seleccione esta casilla de verificación si el tercero es auto retenedor.

Impuesto a las ventas IVA:

- Régimen de ventas a que pertenece: Por medio de la lista desplegable seleccione si el tercero pertenece al régimen común o simplificado.

- Gran contribuyente: Seleccione esta casilla de verificación si el tercero agrupa el mayor número de empresas con capitales e ingresos compuestos en cuantías superiores a los miles de millones de pesos.

Impuesto de industria y comercio:

- Tarifa de ICA: Ingrese la tarifa del impuesto de industria y comercio.

Clasificación actividad económica código CIIU:

- Actividad económica: Ingrese la actividad económica del tercero, puede buscarla por medio del botón que aparece a la derecha con código Industrial Internacional Uniforme.

- Proveedor permanente: Seleccione esta casilla si el tercero es un proveedor constante al cual se le aplicarán retenciones.

- Entidad del estado: seleccione esta casilla si la empresa pertenece al estado.

 

 

Ficha anexos: Permite adicionar algunos datos adicionales al tercero.

-Foto: Permite adherir la foto del tercero. En la parte inferior del formulario aparece el botón que permite insertar la imagen.

- Mensaje del tercero: Ingrese el mensaje que le adicionará al tercero.

 

Clasificación de los terceros: Son las diferentes casillas de verificación que se habilitan a la hora de indicar a que orden pertenece el tercero. Es obligatorio que el usuario registre esta parte del formulario para el desempeño de cada tercero en la empresa.

- Cliente:            Seleccione esta casilla de verificación si el tercero es un cliente.

- Proveedor:     Seleccione esta casilla de verificación si el tercero es un proveedor.

- Vendedor:     Seleccione esta casilla de verificación si el tercero es un vendedor.

- Asociado:     Seleccione esta casilla de verificación si el tercero es un asociado a la empresa.

- Empleado:     Seleccione esta casilla de verificación si el tercero es un empleado.

 

Botones:

Permite modificar el número del nit o de la cédula. Para realizar este cambio debe señalar de la lista el tercero a corregir y luego elegir la opción Modificar.

- Nit: Ingrese el número actual.

- Nombre: Digite el nombre de la empresa.

- Ingrese el nuevo Nit: Ingrese él nuevo número.

Permite adicionar los movimientos de un tercero origen en algún periodo seleccionado y reclasificarlos a un tercero destino

Rango de Periodos: seleccione el periodo de tiempo en el cual se encuentran los movimientos a reclasificar.

- Todos: seleccione esta opción si desea reclasificar los movimientos desde el inicio de las transacciones contables

- Especificar un rango: seleccione esta opción si desea reclasificar un periodo especifico, indique el inicio y final del periodo.

- Desde: Especifique mes y año desde donde iniciara la reclasificación.

- Hasta: Especifique mes y año hasta donde se llevará a cabo la reclasificación.

Reclasificar solo para: Parámetros que se establecen solo para reclasificar movimientos en tipo de comprobantes, cuenta y centro de costo.

- Tipo comprobante: seleccione por medio de la ficha desplegable el comprobante.

- Cuenta: seleccione la cuenta a la que se reclasificarán los movimientos.

- Centro de costo: por medio de la ficha desplegable seleccione el centro de costo al que se podrá reclasificar.

Terceros a reclasificar

- Tercero origen: seleccione el tercero del cual saldrá la información

- Tercero destino: seleccione el tercero al cual irán los movimientos.

 

Son las etiquetas o pegantinas que contienen los datos básicos de los terceros para utilizarlos cuando la empresa requiere marcar un correo a enviar.

- Seleccione terceros: Ingrese los terceros a los que se les elaborará el sticker, por medio del botón buscar puede anexarlos.

Tipo de etiqueta: Elija el tipo de etiqueta que desea imprimir.

- Sticker: Imprime el estilo para papel tipo sticker.

- Aforo grande: Imprime los datos del correo en tamaño grande.

- Aforo pequeño: Imprime la los datos del correo en tamaño pequeño.

- Personalizado: Permite al usuario configurar la impresión del sticker o aforo.

Adiciona el tercero seleccionado para elaborar el sticker o aforo.
Sustrae el tercero que esta dentro de la lista.
Elimina todos los terceros que están dentro de la lista.
Muestra una vista preliminar del sticker o aforo que se este elaborando.


- Unidades: Digite la cantidad de stickers a imprimir.

permite eliminar aquellos terceros que no efectúen movimientos en determinados periodos y los que se encuentren inactivos.

- Periodos: Ingrese el periodo en el que se encuentran los terceros a eliminar.

Desde: Ingrese el mes y año desde donde inicia el periodo.

Hasta: Ingrese el mes y año hasta donde finalizará el periodo.

- Eliminar solo inactivos: Si selecciona esta casilla de verificación solo se eliminaran los terceros que estén inactivos.

 

Ésta opción permite crear, modificar y/o eliminar sucursales o puntos de venta. Para ejecutar ésta opción, primero debe guardar el registro del tercero.

Para crear un nuevo punto de venta o sucursal presione el botón nuevo y digite los datos que aparecen en el formulario del catalogo de puntos de venta y sucursales:

- Código: En este campo ingrese el código que identificará el punto de venta o sucursal.

- Nombre: Digite el nombre que se le asignará al punto de venta o sucursal.

- Tercero: Ingrese el tercero que pertenece a la sucursal.

- Estado: El estado del tercero permite ingresar en que situación se encuentra el tercero por ejemplo si el tercero es un cliente y cancelo la totalidad de su obligación financiera aparecerá activo de lo contrario aparecerá inactivo. Si un tercero requiere tener un estado y aun no se ha definido, por medio de esta opción será posible crear un nuevo estado.

Para crear un estado al tercero presione el botón nuevo y digite los siguientes datos:

- Observaciones: En este espacio el usuario debe digitar las distintas anotaciones que le hará a los puntos de venta y sucursales.

 

Ficha Generales: Permite ingresar los datos básicos de la sucursal o el punto de venta que se creara.

 

- Ficha facturación: Se utiliza para la facturación en lote.


- Precios tarifas: Se definen las tarifas que se manejarán en la facturación.

- Vendedor: En este espacio se ingresa el vendedor para el punto de venta o sucursal.

- Medidor Nº: Utilizado para el área de servicios cuando se utilizan medidores de agua, luz etc.

-  Generar la facturación en difícil cobro: Si selecciona esta casilla de verificación se generará la facturación de la cartera vencida de difícil cobro.

 

Permite definir otras variables para los terceros.


 

- Definir variables: Estas variables se crean en la ventana que aparece a continuación.  Cuando se genera la variable es posible adicionarla y posteriormente encontrarla en los comprobantes.

 

Para definir otros datos de terceros presione el botón nuevo y registre los siguientes datos:

- Código: Registre el código que identificará el dato del tercero.

- Nombre: Ingrese el nombre de la variable.

 

Permite visualizar el movimiento que un tercero ha realizado.

- Cliente: Ingrese el nombre del tercero, puede agregarlo por medio del botón buscar.

 

Ficha ventas: Muestra el historial de ventas que se le han efectuado al cliente.

- Tipo: Muestra el tipo de documento que se le elaboró al cliente.

- Número: Enseña el número que identifica el documento.

- Fecha: Permite visualizar la fecha en la que se le llevo a cabo la venta al cliente.

- Vendedor: Muestra el código del vendedor que realizo la venta.

- Valor total: Permite visualizar el valor total de la venta.

- Forma de pago: Es la forma en la que el cliente asumió el valor de la venta.

- Sucursal/Punto: Muestra la sucursal o el punto de venta en el cual se realizo la venta.

- Detalle: Descripción de la venta.

En la parte inferior de la ventana muestra la descripción del articulo:

- Referencia: Muestra la referencia del artículo que se vendió

- Detalle: Nombre del artículo.

- Cantidad: Cantidad de artículos  vendidos.

- Valor unitario: Precio de cada artículo.

- Valor total: Valor total de la venta.

- Periodo: Periodo en el cual se llevo a cabo la ventana.

 

Ficha Cartera Actual: Permite conocer al usuario el estado actual en cartera de cada tercero.

- Número: Muestra el numero y código de la factura.

- Cuota: Número de cuotas en las que se dividió el pago de la factura.

- Número externo: Muestra el número externo que tiene la factura.

- Saldo: Enseña el saldo de la obligación.

- Fecha: Fecha en la que se realizo la transacción.

- Vence: Fecha en la que se cumple el plazo para cancelar la factura.

- Total: Muestra el total de la venta.

- Detalle: Permite visualizar el detalle de la venta.

 

Ficha datos del cliente: Permite visualizar los datos básicos del cliente

- Observaciones: Muestra las observaciones que se le han adicionado al cliente.

- Cupo cartera: Enseña el cupo que el cliente tiene disponible para efectuar sus compras.

- Ultima venta: Fecha en la que se le realizó la última venta.

- Dirección: Muestra la dirección del cliente.

- Teléfono: Muestra el teléfono del cliente.

 

Permite ingresar la hoja de vida del tercero al sistema. Este botón aplica para las empresas que llevan a cabo el proceso de nómina de los empleados.

- Nombre: nombre y código que identifican al tercero.

 

Ficha datos personales: Permite ingresar los datos básicos del tercero.

- Estado civil: Ingrese el estado civil del tercero, por medio de la lista desplegable es posible seleccionarlo.

- Sexo: Por medio de la ficha desplegable es posible seleccionar el genero del tercero.

- Sitio expedición cédula: Ingrese el lugar donde fue expedido el documento de identidad del tercero.

- Número de pasado judicial: Digite el número del pasado judicial del tercero.

- Fecha vencimiento pasado judicial: Fecha en la que vence el pasado judicial del tercero.

- Aspiración salarial: Ingrese el valor de la aspiración salarial del empleado.

- Trabaja actualmente: Seleccione esta casilla si el tercero tiene un trabajo adicional.

- Trabajaría en otra ciudad: Seleccione esta casilla si el tercero está dispuesto a trabajar en otra ciudad.

- Usa anteojos: Seleccione esta casilla si el tercero usa anteojos.

- Tiene vehículo: Seleccione esta casilla si el tercero tiene vehículo.

- Contratación: permite anexar a la hoja de vida el tipo de contratación que tiene el tercero dentro de la empresa y el numero de los mismos.

 

Ficha seguridad social: Permite ingresar los datos respectivos a la seguridad social del empleado.

Fondos:

- Salud: Ingrese la EPS a la cual se encuentra afiliado el empleado con la fecha de ingreso.

- Pensión: Ingrese la caja de compensación a la cual está afiliado el empleado.

- Riesgos: Ingrese la ARP a la cual está afiliado el empleado.

- Caja: Ingrese la caja de compensación a la cual pertenece el trabajador.

- Cesantías: Registre el fondo de pensiones al que pertenece el empleado.

- Número de cuenta cesantías:  Ingrese el número de la cuenta donde le deben consignar las cesantías al empleado.

 

Ficha datos cooperativo: Esta pestaña aplica para el módulo cooperativo y sirve para ingresar los datos del socio que ha tramitado un crédito con la entidad.

- Patronal: Ingrese el nombre de la empresa donde labora el socio, sino aparece en la lista, seleccione el botón que aparece al lado de la opción.

- Banco: Ingrese el banco en el cual el socio tiene su cuenta.

- Nº de cuenta: Digite el número de la cuenta.

- Fecha ingreso: Digite la fecha en la que el socio ingresó a la cooperativa.

- Estado: Por medio de la lista desplegable seleccione el estado en el que se encuentra el socio.

- Ahorro mensual: Registre la cantidad de ahorro mensual del socio.

- Descuento por: Por medio de la lista desplegable seleccione si al socio se le descuenta por nómina o por caja.

- Periodo de descuento: Por medio de la lista desplegable seleccione el periodo en el que se efectuará el descuento.

- Es socio de otras cooperativas. Cuales?: Si el socio pertenece a otras cooperativas ingréselas.

Por medio de este botón es posible ingresar los beneficiarios que tiene cada asociado

- Asociado: El sistema automáticamente muestra el nombre del socio y el código respectivo.

Presione el botón adiciona y registre los datos del beneficiario como: Beneficiario, parentesco, sexo, profesión, escolaridad, % beneficiario.

 

Permite a la empresa tener otros espacios propios de texto para los terceros.
Permite adherir recordatorios para los terceros.

Para adicionar un recordatorio presione el botón recordatorio y siga los siguientes pasos:

- Cliente: Muestra el nombre del tercero al cual se le anexará el recordatorio.

- Nit: Cédula o nit del cliente.

- Código: Código que identifica al cliente.

- Tipo de recordatorio: Nombre del recordatorio que anexará al tercero.

- Fecha: Fecha en la que se hará efectivo el recordatorio.

- Observación: Observaciones que el usuario adiciona al recordatorio.

 

Para adherir un recordatorio presione en botón adicionar y seleccione el recordatorio que anexará al tercero. Si el recordatorio no está creado puede generarlo por medio del botón tipos de recordatorios.

 

Permite crear, modificar y eliminar recordatorios.

Para crear un nuevo recordatorio presione el botón nuevo y digite los siguientes datos:

- Código: Digite el código que identificará el recordatorio.

- Nombre: Nombre que se le anexará al recordatorio.