Ayuda en pantalla SysCafé

Catálogo de plan de cuentas

- Menú -> Archivos -> Catálogo de plan de cuentas

Cuando se crea la empresa, el usuario debe adecuar el plan de cuentas de acuerdo a las necesidades de la misma.

Teniendo en cuenta que cuando se creó la empresa, se eligió un tipo de plan de cuentas que el usuario requería (Comercial, Sector cooperativo, Sector Salud, Sector Oficial), cuando se ingresa a esta opción aparece automáticamente en la parte derecha el PUC correspondiente.

Para empezar a trabajar en el catalogo de plan de cuentas es necesario llenar el formulario respectivo:

-Código PUC: Indica al usuario que debe ingresar el código de la cuenta que se quiere buscar o adicionar. Para crear una nueva cuenta basta con digitar el código y presionar la tecla enter, si la cuenta no existe en el plan único  de cuentas,  el campo nombre queda habilitado para que digite el nombre de la cuenta que se va a crear, de lo contrario aparece el nombre que corresponde al código digitado. Por último presione el botón Grabar.

- Nombre: En esta casilla aparece el nombre de la cuenta correspondiente al código contable asignado.
 

Parámetros de la cuenta: Son parámetros que se establecen según el tipo de cuenta que se esté creando.

- Requiere Tercero: Seleccionar esta casilla de verificación si la cuenta requiere tercero. Algunas de ellas son: las cuentas de resultados, las cuentas de cartera, cuentas por pagar, etc. Esto evita que tenga que crear un código auxiliar por cada cliente y/o proveedor.

- Requiere Centro de costo: Este parámetro se habilita si la cuenta requiere centro de costo. El usuario debe tener en cuenta la definición de los centros de costo para la empresa. A cada transacción se le indica el centro de costo que permite generar los reportes detallados por centro y consolidados por cuenta contable.

- Cuenta por cobrar/pagar: Solo se habilita esta opción para las cuentas de cartera (130505) y cuentas por pagar (220501), esto crea el efecto que la cuenta requiera un documento o comprobante relacionado.

- Cuenta de inventarios: Se debe activar solamente para las cuentas de inventarios.

- Cuenta de impuestos: Se activa cuando a las cuentas se le aplican impuestos.
 

Para llevar a cabo la parametrización de la cuenta de impuestos registre los siguientes datos:

 

• Cuenta: Aparece automáticamente cuando se elige la cuenta del PUC
• Tipo: Seleccione el tipo de impuesto que se adjuntará. La lista desplegable muestra las opciones que se pueden elegir.
• Detalle: Describa el tipo de impuesto que se está parametrizado.
• %: Ingrese el porcentaje de IVA que se aplicará.
•  Base mínima: Aplica para el impuesto de  retención.

 

- Aplicar ajustes por inflación/depreciaciones: Esta opción se activa cuando a las cuentas se le emplean ajustes por inflación y depreciaciones son importantes para garantizar el correcto cálculo y reconocimiento de los hechos económicos que afecten las partidas, a raíz de la inflación y el desgaste por uso.

 Datos de la cuenta:

• Cuenta: En este campo aparece el nombre y código contable correspondiente a la cuenta que se seleccionó del PUC.
• Centro de costo: Seleccione el centro de costo por medio de la ficha desplegable.
• Sub centro de costo: Seleccione el subcentro de costo si la empresa los tiene.
• Naturaleza: Seleccione el origen de la cuenta.

Configuración de la depreciación:

• Vida Útil (meses): Es el tiempo estimado en el que el bien se va a usar, se debe registrar en meses porque la depreciación se lleva a cabo mensualmente.
• Valor de salvamento: Es el valor estimado del bien, por el cual se podría vender una vez finalizada la vida útil
• Depreciación acumulada: Se ingresa la cuenta del activo (1592) donde el sistema mes a mes ira reservando los valores correspondientes a la depreciación causada que finalmente será enviada al gasto.
• Gasto por depreciación 1: Se ingresa la cuenta correspondiente al gasto que resulta de la expiración de la capacidad generadora de utilidades de un activo fijo. En este caso la depreciación se agrega a los gastos de administración.
• Gasto por depreciación 2: Se ingresa el porcentaje al gasto que resulta de la expiración de la capacidad generadora de utilidades de un activo fijo. Si selecciona esta casilla un porcentaje de la depreciación se agrega a los gastos de venta de lo contrario la totalidad irá a los gastos de administración.

 

Por medio de este botón el usuario tiene la posibilidad obtener ayuda en las cuentas que se anexarán.

 

Avanzadas

- Es una cuenta Recíproca: Se delega si se utiliza el proceso de consolidar empresas y si la contabilidad de alguna de las empresas que va a consolidar maneja un plan de cuentas diferente.

- Es una cuenta Corriente: Active esta casilla si la cuenta es corriente.

- Establecer presupuesto: Permite proyectar los gastos e ingresos en un determinado periodo. Por lo general se establece a un año y bajo ciertas condiciones previstas. Este presupuesto aparecerá reflejado en el historial de la cuenta.
 

• Cuenta: Aparecer registrada la cuenta que se eligió del PUC y que se esta parametrizado.
• Mes: Ingrese el mes en el que se utilizará el presupuesto.
• Centro de costo: Si la empresa  tiene centros de costo seleccione el correspondiente. En la parte izquierda aparece la lista desplegable que muestra todos los centros de costo existentes en la empresa
• Subcentro de costo: Si la empresa  tiene subcentros de costo seleccione el correspondiente. En la parte izquierda aparece la lista desplegable que muestra todos los subcentros de costo existentes en la empresa
• Valor: Ingrese el valor correspondiente al presupuesto.
• Observaciones: En este espacio el usuario ingresa las observaciones adjuntas al presupuesto.
• Total presupuesto de la cuenta: Muestra el presupuesto general.

- No permitir saldos contrarios en la cuenta: Evita que la cuenta contenga saldos contrarios a su naturaleza contable.

- Tipo de Actividad: Permite al usuario elegir de la lista la actividad correspondiente: Operación, Inversión, Financiación o Ninguna.

- Inactiva: Seleccione esta casilla de verificación si desea inactivar la cuenta.
 

Botones:

Muestra al usuario los diferentes tipos de PUC: comercial, sector público u oficial, sector solidario, cooperativo y sector salud, en el software gestión comercial café se utiliza el plan comercial.

Comercial: Muestra las cuentas que maneja la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad.

Sector público u oficial: Selecciona el plan de cuentas unificado de contabilidad publica.

Sector solidario y Cooperativo: Muestra al usuario el sistema de contabilidad del sector solidario.

Sector Salud: Muestra al usuario los códigos contables básicos utilizados en el sector salud.
 

	Agrega la cuenta seleccionada de la lista maestra al catálogo del plan de cuentas de la empresa.
	Permite adicionar la cuenta mayor y sus menores al plan de cuentas de la empresa.

 

Sirve para que los contadores de las empresas parametrizen las cuentas que utilizaran en los comprobantes.

   

Este botón habilita una ventana que permite crear, modificar o eliminar los códigos contables que se ajustan por inflación y/o depreciación. Se reflejan los datos que se ingresaron en la casilla de verificación aplicar ajustes por inflación/depreciaciones.

• Cuenta: En este campo aparece el nombre y código contable correspondiente a la cuenta que se seleccionó del PUC.
• Desagregar el valor de ajuste para cada tercero: Permite retirar el valor de los impuestos que se le ingresaron a los terceros.

Ajuste por inflación:

• Naturaleza: Seleccione el origen de la cuenta.
• Ajuste por inflación: Ingrese la cuenta perteneciente a los ajustes por inflación.
• Corrección monetaria: Seleccione la cuenta a la cual se le efectuará el ajuste por inflación en corrección monetaria.

Depreciación:

• Vida Útil (meses): Es el tiempo estimado en el que se va a usar el bien, se debe registrar en meses porque la depreciación se lleva a cabo mensualmente.
• Valor de salvamento: Es el valor estimado del bien, por el cual se podría vender una vez finalizada la vida útil
• Depreciación acumulada: se ingresa la cuenta del activo (1592) donde el sistema mes a mes ira reservando los valores correspondientes a la depreciación causada que finalmente será enviada al gasto.
• Gasto por depreciación 1: se ingresa la cuenta correspondiente al gasto que resulta de la expiración de la capacidad generadora de utilidades de un activo fijo. En este caso la depreciación se agrega a los gastos de administración.
• Gasto por depreciación 2: se ingresa el porcentaje al gasto que resulta de la expiración de la capacidad generadora de utilidades de un activo fijo. Si selecciona esta casilla un porcentaje de la depreciación se agrega a los gastos de venta de lo contrario la totalidad irá a los gastos de administración.

Ajuste por inflación a la depreciación:

• Corrección monetaria: Ingrese la cuenta en la cual se ingresan los movimientos de la corrección monetaria para ajustes por inflación  a la depreciación.
• Ajuste por inflación depreciación acumulada: Ingrese la cuenta correspondiente al ajuste por inflación a la depreciación.
• Centro de costo: Seleccione el centro de costo por medio de la ficha desplegable.
• Sub centro de costo: Seleccione el subcentro de costo, si la empresa los tiene.

 

Registra el movimiento de una cuenta origen en un periodo dado y permite reclasificarlo en una cuenta destino. Por medio de esta opción es posible filtrar los periodos, tipos de comprobantes, terceros a los cuales se les aplicará esta herramienta.

 

Rango de Periodos: Seleccione el periodo de tiempo en el cual se encuentran los movimientos a reclasificar.

- Todos: Seleccione esta opción si desea reclasificar los movimientos desde el inicio de las transacciones contables

- Especificar un rango: seleccione esta opción si desea reclasificar un periodo especifico, indique el inicio y final del periodo.

Desde: Ingrese el mes y año desde donde se reclasificarán las cuentas.

Hasta: Registre mes y año hasta donde se efectuará la reclasificación.

Filtrar: Permite filtrar los comprobantes  que contienen la información a reclasificar.

- Tipo de comprobante: Seleccione el tipo de comprobante que se reclasificará. ( CC1 nota de contabilidad, CG comprobante de gasto, CT cotización etc...)

- Tercero: Por medio de la lista desplegable, seleccione el tercero que se afecta en la reclasificación.

- Centro de costo: Seleccione el centro de costo si la empresa lo requiere.

- Sub centro de costo: Seleccione el sub centro de costo si la empresa lo requiere.

Cuentas a clasificar: Registre las cuentas con las que realizara la reclasificación .

- Cuenta origen: Ingrese el código contable donde se encuentran los movimientos a reclasificar.

- Cuenta destino: Registre la cuenta donde se ingresaran los movimientos.

Permite ver el plan único de cuentas en pantalla, exportarlo a Excel o permite imprimirlo.

- Historial de la cuenta: Muestra los movimientos que se han realizado en la cuenta.

• Débitos: Enseña los movimientos débitos que han afectado la cuenta.
•  Créditos: Permite visualizar todos  los movimientos créditos que han afectado la cuenta.
• Saldo: Muestra el Saldo acumulado de la cuenta seleccionada de la lista.
• Presupuesto parcial: Muestra el presupuesto para cada mes de los recursos que serán  invertidos en cada rubro ( Valor en pesos que se le asigna a un concepto a invertir).
• Presupuesto acumulado: Muestra el presupuesto total, teniendo en cuenta los valores de los meses anteriores.