Procesos

Menú Procesos Opción Actualizar Saldos.

El proceso de actualización de saldos consiste en reprocesar los comprobantes y calcular de nuevo los saldos para los libros y demás informes. Éste proceso debe ser usado en los siguientes casos:

• Siempre y cuando el usuario modifique comprobantes de periodos anteriores al último periodo abierto en la empresa, ya que al modificar un comprobante se actualiza el periodo de este, pero no se actualizan los periodos siguientes, para ello se debe realizar el siguiente procedimiento e indicar desde que periodo se empieza a actualizar. (El periodo donde se modificó el comprobante).
• Al abrir un nuevo periodo, el sistema mediante esta opción, pasa los saldos del periodo anterior al periodo abierto.
• En el momento que se reprocese costos, se genere la imputación contable de varios comprobantes o se eliminan varios comprobantes a la vez, cambia el periodo a un comprobante y se recurre a los cambios de nit en terceros al igual que la referencias en artículos.
• En el momento que Café falle por causas de fluido eléctrico, bloqueos, etc., y cause diferencias en los informes.

Actualizar desde el periodo: Debe indicar el periodo en donde comenzará la actualización.

• Año: Digitar el año al que corresponde el periodo a actualizar.
• Mes: Seleccionar de la lista, el mes del periodo a actualizar.

Consolidar empresas

Menú Procesos Opción Consolidar Empresas.

Ésta opción permite unificar en una sola empresa la información de varias compañías, también sirve para integrar al punto central la información traída de otros puntos y POS distribuidos. Para los puntos P.O.S distribuidos se recomienda que cada uno maneje la base de datos, independiente del servidor, por seguridad de la información, ya que si tiene problemas con la red, los puntos pueden seguir trabajando normalmente y al final del día consolidar la información en el servidor principal.

En esta ventana encontrará cada uno de los pasos que debe seguir para consolidar las empresas previamente registradas en el sistema; también encontrará tres botones en la parte inferior que le ayudarán a seguir cada uno de los pasos fácilmente.

Paso uno:

·         Elegir empresa, que se consolidará en la empresa actual. Se puede seleccionar de la lista o buscar mediante el Botón Buscar otras empresas...  Para que las empresas aparezcan en esta lista deben ser creadas en Café, y luego se debe restaurar la copia de seguridad de cada una de ellas en su sesión correspondiente.

 Paso dos:

·         Elegir periodo, del movimiento que se consolidará.

Año: Se digita el año del periodo correspondiente.

Mes: Se selecciona de lista, el mes a partir del cual se va a consolidar.

Paso tres:  

·         Confirmar comprobantes: Muestra una lista, de todos los comprobantes que pueden ser consolidados en la empresa principal.

            Incorporar comprobantes que ya existen y sobrescribir los anteriores: Ésta es una casilla de habilitar o deshabilitar. Si se marca, se sobrescriben los comprobantes anteriores. Si no está seguro de ésta decisión, salga de esta opción y revise los comprobantes en la sesión de la empresa correspondiente.

            Qué tipo de comprobantes desea incorporar?: Se digita el código del tipo de comprobante tal como se creó en el catálogo, o asterisco (*), para seleccionar todos los tipos.

Paso cuatro: 

·         Botón Consolidar Ahora: Agrega los comprobantes seleccionados a la empresa actual (Principal). Regresa a la pantalla inicial.

Menú Procesos Opción Procesos Contables, opción Ajustes x Inflación, Depreciaciones.

Periodo: Aquí se selecciona el periodo a ajustar. 

Índice PAAG a aplicar: Se digita el porcentaje del PAAG dado para ese periodo.

Tipo: Seleccionar de la lista el tipo de comprobante.

Número: Éste número es asignado automáticamente por café, teniendo en cuenta el año y el mes del periodo.

Botón Crear Ajustes por Inflación y Depreciaciones: Crea los Ajustes por Inflación y Depreciaciones del periodo, previamente seleccionado.

Amortización de Diferidos

Menú Procesos Opción Procesos Contables, botón Amortización Diferidos

Periodo: Aquí se selecciona el periodo a amortizar.

Comprobante a usar: Se selecciona el tipo de comprobante destinado para esta opción.

Crear comprobante de amortización del Periodo: Si todo esta parametrizado, quedara codificado la amortización de Diferidos.

PARAMETRIZAR O MODIFICAR DIFERIDOS

Menú Procesos Opción Procesos Contables, botón Amortización Diferidos. Allí se mostraran los que ya están parametrizados. Para agregar opción Nuevo, para cambiar opción Modificar.

Al crear uno Nuevo aparece la siguiente ventana:

El sistema le asigna un código, se registra la cuenta origen (Ej. 170525), se determina cuando empieza, el monto y la cantidad de meses en la que se va a diferir. El sistema automáticamente mostrará la cuota mensual en el campo Vr Cuota. La cuenta destino, es la contrapartida para contabilizar movimiento. (Ej. 512010)..

Cierre Anual Contable

Menú Procesos Opción  Procesos Contables, Botón Cierre Anual Cuentas de Resultado.

Esta opción se habilita, si tiene licenciado el módulo de Contabilidad.

El cierre anual es un comprobante creado automáticamente por Café, y cuyo objetivo es cancelar todas las cuentas de resultado con sus terceros y centros de costo, y llevar el correspondiente saldo a una cuenta previamente configurada.

La creación del cierre anual se basa, en los saldos del periodo de Diciembre de cada año, por tal razón se deben buscar y corregir los errores desde Enero hasta Diciembre. Ver Buscar Errores

Antes de habilitar la opción de Cierre Anual, se recomienda Optimizar los archivos de la base de datos.

Si el comprobante de Cierre Anual se hace correctamente y se actualizan los saldos, se puede contar con éstos para el periodo de Enero del año siguiente, y no necesitará cargar saldos iniciales.

Botón Crear Cierre: Crea el cierre anual del año en curso. Si ya fue creado un cierre, este botón permanece deshabilitado.

Botón Eliminar Cierre: Elimina el cierre anual, si ya está creado. Si no se ha creado un cierre, este botón permanece deshabilitado.

Utilidad del Ejercicio (CR): Seleccionar de la lista, la cuenta que se va a afectar con la utilidad del ejercicio.

Pérdida del Ejercicio (DB): Seleccionar de la lista, la cuenta que se va a afectar con la pérdida del ejercicio.

Corte Físico

Menú Procesos Opción Procesos Contables Botón Corte Físico.

Con esta herramienta el sistema eliminará los movimientos anteriores al periodo indicado y arrancará con saldos iniciales.

Se recomienda hacer una copia de seguridad antes de ejecutar este proceso, debido a que es Irreversible.

Jornada Fiscal

Menú Procesos Opción Cierre Facturación y Ventas.

Si la empresa tiene parametrizado el uso de jornadas Fiscales, por medio de esta opción se puede:

Abrir Jornada Fiscal

Cerrar Jornada Fiscal Actual

Eliminar un cierre de Jornada Fiscal

Recosteo de Ventas

Menú Procesos Opción Procesos de Inventarios Botón Recosteo de ventas.

Con esta herramienta se pueden ordenar diferencias que se encuentren en los costos de venta, así como en el kárdex. Además, se encarga de calcular los costos de ventas y colocar los nuevos valores en las ventas, devoluciones en ventas y salidas al consumo.

Conversión de Kits en Productos Terminados

Menú Procesos Opción Procesos de Inventarios Botón Convertir Kits a Producto Terminado.

Si la empresa maneja kits, los cuales deben estar parametrizados en los Catálogos de Kits, a través de este proceso se realiza una nota de inventarios, donde se alimenta el producto final, y se contabiliza la salida de inventarios de las referencias que componen el kit.

Inventario Físico

Menú Procesos Opción Procesos de Inventarios Botón Conteo Físico del Inventario.

A través de esta opción , se puede ingresar directamente las cantidades de cada referencia que resultaron del inventario físico. Al ingresar y seleccionar la opción Nuevo, el sistema pedirá la fecha del conteo. Al indicar la fecha del conteo aparecerá una ventana en donde podrá ir agregando cada una de las referencias con las respectivas cantidades resultantes del inventario físico. Al terminar de ingresar los datos, se debe pulsar el botón  . Aparecerá la siguiente ventana:

MÉTODOS DE COMPARACIÓN

Comparar todos los artículos: Compara los datos ingresados con los que se encuentran en sistema. Los que tienen saldo 0 no se deben escribir. De esta manera, no se coloca alguna referencia en el listado, el sistema entenderá que no hay artículos y lo incluirá en la nota de ajuste de inventarios para que el saldo en el sistema quede 0.

Comparar solo los del inventario físico: Hace la comparación únicamente con las referencias que se ingresaron. En este método si existe alguna referencia con saldo 0 en el inventario físico, es necesario agregarla en el informe con este saldo; así, se generará la nota de ajuste de inventarios. 

Periodo de comparación: Seleccionar el periodo que corresponda.

Al seleccionar el botón automáticamente se compara el inventario del sistema con el inventario físico ingresado y establece las diferencias en una lista de inventario lista para grabar y ajustar.

Hasta el momento en que se grabe la nota de inventarios que el sistema crea, quedara contabilizado el ajuste.

Cancelación de Inventario

Menú Procesos Opción Procesos de Inventarios Botón Cancelar Inventario.

Esta función permite ajustar los artículos que aparecen con saldo cero (0) en cantidad pero con valores en el costo. Cambia los valores en el inventario para que queden de acuerdo a la realidad. Se selecciona el periodo y la opción Solo artículos con la cantidad igual a cero.

Al procesar se genera la nota de inventarios para realizar el ajuste contable correspondiente.