PREGUNTAS FRECUENTES

• Como modificar el consecutivo de un comprobante?       Ingresar al menú Archivos, opción Catálogo de Tipos de Comprobante. Elegir el tipo de comprobante y pulsar Modificar. Ubicarse en el campo Consecutivo actual, y  cambiar el número.

• Cómo calcular el valor de los fletes en una factura de venta?  Para que se realice en cálculo automático de los fletes, es necesario parametrizar algunas variables.

Los fletes se pueden determinar por artículo, asignando un valor por este o aplicando un factor según el peso. Se parametriza en el Catálogo de artículos, en la pestaña Datos de Presentación. El valor puede ser determinado por un factor multiplicado con la cantidad en la factura, o se puede multiplicar este factor por el peso. En esta pestaña se encuentra el campo Peso en Kg y el campo Factor para calcular fletes.

Estos también se pueden parametrizar dando un valor general por ciudad. Para ello, es necesario ingresar al Catálogo de Terceros y seleccionar el botón  que se encuentra al lado del campo Ciudad. Se desplegará la ventana Definir Ciudades. Allí se puede indicar el valor de los fletes en la casilla Factor Fletes.

Después de parametrizar según las necesidades de la empresa, se podrán ver los resultados a través de la elaboración de una Factura de Venta.  Antes de grabar , se debe ingresar pestaña de Fletes, pulsar el botón que se encuentra al lado derecho del campo Vr Fletes y el sistema determinará el valor según los parámetros dados.

•  Como Creo un formato de impresión a Media Carta ?                 Ver Creación Formatos.

•  Como cambiar el  Nit de un tercero que ya está registrado?   Ingresar al menú Archivos, opción Catálogo de Terceros. Elegir el tercero y pulsar Modificar. Seleccionar el botón Cambiar Nit. Ingresar el nuevo nit y grabar.

• Como establecer las cuentas de Ajustes por Inflación?    Ver Ajustes por Inflación y Depreciaciones.

• Como establecer las cuentas de Retención en la Fuente.?      Ingresar al menú Archivos, opción Catálogo de Plan de Cuentas. Elegir la cuenta y seleccionar la casilla Cuenta de Retención en la Fuente. Ingresar datos y grabar.

• Como modificar un comprobante grabado?   Ver Utilidades para Comprobantes.

• Como saber; cuándo y quién: anuló, eliminó o modificó un comprobante?   Ingresar al menú Utilidades, opción Para Comprobantes. Elegir la comprobante y seleccionar pestaña Log de Transacciones.

• Como modificar el nombre del contador, revisor o representante legal en la impresión de informes?    Ingresar al menú Sistema, opción Parámetros, pestaña Datos de la Empresa.

• Cómo Restaurar la Copia de Seguridad?    Hay tres opciones:

   -    La primera es por la opción Copias de Seguridad, que se encuentra al lado izquierdo de la pantalla inicial.

           -    La segunda por el menú Sistema, opción Mantenimiento Base de Datos.

En estas 2 primeras opciones: Elegir la ruta donde se encuentre el archivo de la copia previa. Seleccionar el botón Restaurar.

               -    Si las primeras dos opciones no funcionan: Abrir el archivo de la Copia de seguridad Previa. Allí, buscar la Carpeta de la empresa y copiarla.  Luego ir a mi PC y ubicarse en  C:\cafe\gestion\Datos y pegar la carpeta.

• Cómo Exportar?   Ver Exportar

• Cómo Importar?  Ver Importar

• Cómo Reimprimir un comprobante?   Ingresar al menú Utilidades, opción Para Comprobantes, Botón Imprimir.

• Cómo cambiar la fecha a un comprobante grabado?   Ingresar al menú Utilidades, opción Para Comprobantes, Botón Fecha.

• Cómo obtener los Estados Financieros de la Empresa?    Ingresar al menú Informes, opción Contabilidad, Botón Financieros.

• Cómo cambiar el formato de impresión de un comprobante?   Ingresar al menú Archivo, opción Catálogo de tipos de Comprobante, pestaña Impresión. Elegir el tipo de comprobante, pulsar Modificar. En la pestaña impresión, seleccionar la opción Utilizar el formato personalizado. Se activa la casilla Modificar formato ... . Se modifica y graba.

• Cómo cambiar la configuración de impresión de los cheques?   Ingresar al menú Sistema, opción Parámetros, botón Tesorería. Seleccionar la casilla de verificación cheque y escoger el formato de impresión que se desea modificar.

• Cómo reparar archivos dañados?     Cuando se repara y el sistema encuentra  errores, pregunta si desea reparar los archivos dañados. Al aceptar, aparece una ventana con muchos botones. Va a mostrar unos botones llamados Change. El paso a seguir es pulsar todos esos botones que estén habilitados. Por último, pulse botón Close. Si el sistema encuentra mas de un error, este procedimiento debe ser realizados las veces que el sistema lo indique.

• Como ajustar las diferencias después de realizar un inventario físico? A través de la opción Inventario Físico.

• Que hacer si se presentan errores en la red, de energía etc, y se apaga el computador? Ver Mantenimiento a la Base de Datos.

• Cómo cambiar el encabezado, pie de pagina y leyenda de un documento?    Ingresar al menú Archivo, opción Catálogo de tipos de Comprobante, pestañas Mensajes y Leyenda. Elegir el tipo de comprobante, pulsar Modificar.

• Cómo se puede averiguar los puntos acumulados de un cliente?   Ver Puntos Clientes.

• Cómo cambiar TODOS los saldos y movimientos de una cuenta a otra?   Ver Reclasificar Cuentas.

• Cómo cambiar TODOS los saldos y movimientos de un tercero a otro?    Ver Reclasificar terceros.

• Cómo actualizar los Datos de la Empresa? Ingresar al menú Sistema, opción Parámetros, pestaña Datos de la Empresa.

• Cómo asignar/cambiar Contraseña a la Empresa?   Ingresar al menú Sistema, opción Parámetros, pestaña Seguridad.

• Cómo instalar Café en red?  Primero, instalar Café en el equipo servidor. Luego, ir a cada computador Terminal, ingresar a MI PC, MIS SITIOS EN RED y seleccionar  la carpeta C:\Cafe\Setup del servidor  y ejecutar la instalación. Esto para instalar las librerías para que el programa se ejecute completamente. Después, ir a la carpeta C:\Cafe\Gestion del servidor donde se encuentra un icono de llamado GESTIÓN. Pulsar click derecho sobre el icono y elegir Enviar a Escritorio (Crear acceso directo).

• Cómo cambiar periodos? Ingresar al menú Sistema, opción Cambiar Periodo. Seleccionar el periodo deseado. O también pulsar Ctrl+P desde la pantalla inicial.

• Cómo cerrar periodos para que no sean modificados?  Ingresar al menú Sistema, opción Examinar periodos abiertos. Seleccionar el periodo deseado y dar click sobre el candado.

• Cómo imprimir un listado del Plan de Cuentas?  Ingresar al menú Archivos, opción Catálogo de Plan de Cuentas, botón Listado. Se puede imprimir por pantalla, fìsico y exportar a Excel.

• Cómo actualizar precios en servicios y artículos?   Ingresar al menú Archivos, opción Catalogo de Artículos o de Servicios. Elegir el artículo o Servicio, pulsar Modificar y cambiar el precio.

• Cómo cerrar una jornada fiscal?  Ingresar al menú Procesos, opción Cierre Facturación.

• Cómo consolidar empresas?  Ver Consolidar Empresas.

• En la factura no aparece la resolución de facturación de la DIAN.   Ingresar al menú Archivos, opción Catálogo de Tipos de Comprobante, pestaña Fiscales.

• No permite cambiar el detalle en la factura. Ingresar al menú Sistema, opción  Parámetros, botón Facturación. Seleccionar la casilla Modificar el detalle de la factura.

• No deseo hacer Jornadas Fiscales.  Ingresar al menú Sistema, opción  Parámetros, botón Fiscales. Quitar selección a la casilla Hacer Cierres a las Jornadas Fiscales.

• No permite acumular puntos a los clientes.  Ingresar al menú Sistema, opción  Parámetros, botón Módulos. Seleccionar a la casilla Acumular Puntos a Clientes.

• En la factura no aparece impreso el prefijo.  Ingresar al menú Archivos, opción Catálogo de Tipos de Comprobante, pestaña Mensajes. Elegir el documento, pulsar modificar y seleccionar la casilla Colocar el nombre del tipo de comprobante en la impresión.

• No permite crear un tercero a partir de la elaboración comprobante.   Ingresar al menú Sistema, opción  Parámetros, botón Terceros. Quitar selección a la casilla Impedir crear terceros desde la elaboración de un comprobante.

• No aparecen los certificados de Retención en la Fuente.   Primero: Ingresar al menú Archivos opción Catálogo de Plan de Cuentas, botón Parametrizar Cuentas. En la pestaña Comp. Egreso en el campo de retefte por pagar colocar la cuenta de la retefte (Ej. 2365). Segundo: En el Plan de Cuentas las subcuentas de retefte, deben estar señaladas como cuentas de retención en la fuente, además de tener los datos para lo pertinente que son: Base y Porcentaje de Retención.

• Error " No existe prefijo o no se ha seleccionado"    Puede presentarse por 3 razones:

            - No está creado el comprobante en el Catálogo de Comprobantes.

            - El Tipo de documento tiene seleccionada la casilla  Inactivo.

                - La clase no corresponde a la parametrizada en el Catálogo de Comprobantes.

• No aparece el tercero en la Factura de venta o en el Comprobante de Compra.   Ingresar al Catálogo de Terceros, buscar el tercero y verificar que esté clasificado como Cliente o Proveedor.

• No se puede grabar un comprobante con fecha de periodo anterior.  Ingresar al menú Sistema, opción Examinar periodos abiertos y verificar que el candado está abierto. En caso de encontrarse cerrado, para abrir el periodo será necesario pulsar click sobre el candado y digitar la clave del usuario Contador.

• No funciona la explosión en unidades.   Ingresar al menú Sistema, opción  Parámetros, botón Módulos. Seleccionar a la casilla Explosión en unidades.

• En las opciones de impresión, no permite ver las propiedades de la impresora. Ingresar al menú Sistema, opción  Parámetros, botón Módulos. Quitar selección a la casilla Posibilidades extendidas de Impresión.

• No aparece la forma de pago en el comprobante seleccionado. Ingresar al menú Archivos, opción Catálogo de Formas de Pago. Seleccionar la forma de pago que no aparece y verificar en que clases de comprobante aplica.

• Los costos son superiores a los ingresos y  muestran errores. Ingresar al menú Procesos, opción Inventarios, botón Regenerar costos de ventas. Seleccionar los periodos y procesar.

• Se puede cambiar el precio de varios artículos a la vez? Es posible a través de la función Cambiar precios a varios.