Para que el software se ejecute de una manera eficaz y sin inconsistencias se debe realizar un mantenimiento periódico de la base de datos, con el fin de corregir posibles errores presentados en las tablas, debido a fallas en la energía eléctrica, virus informáticos u otros factores que alteran el funcionamiento de su PC.
En el Menú Sistema Opción Mantenimiento Bases de Datos, encuentra 4 botones con las siguiente opciones:
| FUNCIÓN | EJECUTAR | DESCRIPCIÓN |
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Reparar |
Diariamente |
Corrige los índices y actualiza las tablas |
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Optimizar |
Diariamente |
Actualiza los registros de las tablas, eliminando aquellos que se llenan con basura de memoria y los que están marcados para borrar. |
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Reparar DBC Y DBF |
Cuando los errores en las tablas son muy graves, la función Reparar no los puede solucionar y hay que ejecutar esta opción. Dependiendo de la finalización del nombre del archivo dañado que aparece en el mensaje de error. Se selecciona el que corresponda. El proceso se realiza automáticamente. |
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Copias de seguridad |
Diariamente |
Comprime y guarda la información de la empresa, en la ubicación que seleccione (Diskettes, Disco Duro o memoria extraíble). Esta opción le brinda respaldo en caso de perdida de la información y/o le resulta útil para el traslado de dicha información a otros computadores. |
Las funciones de Reparar, Optimizar y Copias de seguridad se deben ejecutar diariamente en el equipo que tenga instalada la base de datos (servidor) cuando no haya ninguna otra estación de trabajo ejecutando el programa, al inicio y al final de la jornada laboral.
IMPORTANTE: Siempre que se presente un error del software, descríbalo y escríbalo, con el fin de facilitar su detección y corrección.
Menú Archivos, opción Buscar Errores. Le permitirá realizar las siguientes funciones.
Buscar errores en el movimiento: Esta opción permite encontrar errores en los comprobantes tales como: Cuenta que requiere tercero y no lo tiene, comprobante que afecta no existe, cuenta no existe en el catálogo de plan de cuentas. Esta opción utilizada constantemente, proporciona mayor control en los comprobantes.
Buscar saltos en los consecutivos: Permite conocer los saltos que existan en consecutivos. Comprobantes no grabados.
Buscar terceros sin movimientos y saldos: Con esta herramienta, se pueden conocer los terceros inactivos, para poder depurar el catálogo de terceros, que muchas veces, son mas lo registros de los que verdaderamente se utilizan.
Buscar terceros repetidos: Es una excelente opción para detectar terceros repetidos y unificarlos.
Anular comprobantes sin registro: Con esta opción, se pueden Anular los comprobantes que por alguna circunstancia no tengan registros.